Klikni ovde za pomoć kod unosa

Usaglašenje kartica - format i koraci

Za izgled formata kartica za usaglašenje klikni ovde.

Opis koraka koje LIDDER koristi pri usaglašenju kartice

Navedeni redosled koraka je postavljen s razlogom što tačnijeg i prirodnijeg usaglašenja, onako kako bi ti to uradio da radiš ručno. Dokument usaglašen po nekom koraku ne ulazi više u proces usaglašenja za druge korake.

Korak 1 – Sopstveni storno po datumu i iznosu – U ovom koraku se ne vrši međusobno upoređenje kartica nego se kartice upoređuju same sa sobom kako bi se iz daljeg usaglašenja izuzele storno stavke. Ovde, da bi dokument bio usaglašen potrebno je zadovoljiti sledeći uslov: da se u okviru istog datuma nalazi dokument koji ima na istoj strani (dugovna/potražna) identičan iznos ali sa suprotnim predznakom (plus/minus).

Korak 2 – Po datumu, dokumentu i iznosu – Ovaj korak vrši međusobno upoređenje kartica i uslov da bi dokumenti na obe kartice bili usaglašeni jeste da su istog datuma, istog opisa tj. istog broja dokumenta unetog kod knjiženja i da imaju identičan iznos na različitim stranama. Da, na različitim stranama, jer se ovde upoređuje tvoja kartica prema nekom dobavljaču i njegova kartica tebe kao kupca, odnosno tvoja kartica nekog kupca i njegova kartica tebe kao dobavljača. To znači da je ono što ste vi knjižili na dugovnoj strani, on morao da proknjiži kod sebe na potražnoj, i zato je usaglašenje po različitim stranama.

Korak 3 – Po datumu i iznosu – Ovaj korak vrši međusobno upoređenje kartica i uslov da bi dokumenti na obe kartice bili usaglašeni jeste da su istog datuma i da imaju identičan iznos na različitim stranama. Znači, ono što nije moglo da se usaglasi po datumu, dokumentu i iznosu možda će moći ako je uslov samo datum i iznos. Iz dosadašnjeg iskustva ovo je korak sa najvećim brojem usaglašenja jer firme su, uglavnom, ažurne i sve knjiže sa tačnim datumom i iznosom dokumenta, ali ne uvek identičnim brojem dokumenta (slučajno ili namerno).

 Korak 4 – Po dokumentu i iznosu – Ovaj korak vrši međusobno upoređenje kartica i uslov da bi dokumenti na obe kartice bili usaglašeni jeste da imaju isti opis tj. isti broj dokumenta unetog kod knjiženja i da imaju identičan iznos na različitim stranama. Ovo je napravljeno s pretpostavkom da neke firme vrše periodična knjiženja sa datumom dana knjiženja a ne datumom dokumenta, a da unose tačan opis broja dokumenta i, naravno, tačan iznos.

Korak 5 – Po iznosu – Ovaj korak vrši međusobno upoređenje kartica i uslov da bi dokumenti na obe kartice bili usaglašeni jeste da imaju identičan iznos na različitim stranama, bez obzira na broj i datum dokumenta. Smatramo da sve što nije moglo da se usaglasi po nekom od prethodnih koraka a ima isti iznos (na različitim stranama) može da se usaglasi na ovaj način bez veće greške. Treba napomenuti da ovde postoji jedan datumski uslov a to je da se po iznosu mogu usaglasiti dokumenta koja imaju različit datum samo u slučaju da oba dokumenta imaju datum različit od datuma početnog stanja, ili da im je oboma datum početnog stanja. Pošto je početno stanje u suštini zasebno knjiženje od prometa, to pravilo smo poštovali i kod usaglašenja iz već pomenutog razloga tačnosti i logičnosti usaglašenja.

Korak 6 – Po datumu i dokumentu – Ovaj korak za međusobno upoređenje kartica je specifičan jer omogućava pojavu vrednosne razlike unutar usaglašenih dokumenata. Da bi dokumenta bila usaglašena potrebno je da su istog datuma i istog broja dokumenta, bez obzira na iznos. Ovo je slučaj kada dve firme poštuju datum i broj dokumenta kod knjiženja, ali imaju različite iznose ili zbog stila knjiženja (npr. razdvajaju fakturu po valutama plaćanja) ili zbog greške kod unosa (najčešće je u pitanju permutacija). Tako da će ova dva dokumenta biti usaglašena iako na njima postoji razlika u iznosima, a sve u skladu sa jednim od pravila usaglašenja, koje omogućava da se knjiženi dokument na dve kartice usaglase ako ima isti broj i datum, a različit iznos nastao zbog stila knjiženja ili greške kod unosa.

Korak 7 – Po dokumentu – Ovaj korak za međusobno upoređenje kartica, kao i prethodni, je specifičan jer omogućava pojavu vrednosne razlike unutar usaglašenih dokumenata. Sve što je rečeno za korak 6 važi i ovde osim što nije bitan datum knjiženja nego samo broj dokumenta. Datum knjiženja nije bitan samo delimično, i ovde važi da se ne mogu usaglasiti dokumenti koji imaju različite datume a jedan od njih ima datum početnog stanja.

Korak 8 – Sopstveni storno po iznosu – Ovaj korak je sličan koraku 1 osim što datum dokumenta ne igra ulogu. Znači, ovde se vrši upoređenje kartice same sa sobom i usaglašavaju se dokumenta koja imaju na istoj strani (dugovna/potražna) identičan iznos ali sa različitim predznakom (plus/minus). Ovo upoređenje je napravljeno da ne gleda datum ni u kom slučaju, tako da se može desiti da se usaglase stavovi iz početnog stanja sa stavovima prometa. Ovo je napravljeno iz razloga postojanja mogućnosti da se uočena greška u početnom stanju ispravi naknadnim knjiženjem pod nekim datumom. A da bi se smanjila mogućnost pogrešnog usaglašenja (što nije isključeno) ovo je postavljeno da bude 8-mi korak u nizu.

Korak 9 – Sumirano po datumu i iznosu – Ovaj korak za međusobno upoređenje kartica vrši sumiranje iznosa (dosad neusaglašenih) dokumenata po strani (dugovna/potražna) u okviru jednog dana. A uslov za usaglašenje jeste da je za isti datum identična suma iznosa na različitim stranama, bez obzira na broj dokumenata u sumama kartica. Ovo usaglašenje je interesantno kad se pogleda izveštaj jer će kod usaglašenih dokumenata postojati razlika, čak će biti dokumenata koji neće imati protudokument (npr. kada tvoja kartica za datum ima više ili manje stavki od kartice komitenta, za isti datum) u istom redu. Ali nemoj da te to zbuni jer će, za taj korak i taj dan razlika između tvojih i komitentovih proknjiženih dokumenata biti 0 (nula). Ovaj način usaglašenja je posebno primenljiv na upoređenje uplata prvenstveno zbog mogućeg različitog načina knjiženja (npr.tvoju uplatu knjižiš u jednom iznosu, a tvoj dobavljač je “razbija” na fakture i sl). 

Korak 10 – Detaljno usaglašenje – Ovaj korak ima svoju opciju koja omogućava da se ovaj korak izvrši ili preskoči kod usaglašenja. Opis ovog koraka je urađen u delu “Detaljno uputstvo”. Za one koji su se “prešli” i pustili korak 10 sa prevelikom dubinom, mogu isti da prekinu pritiskom na taster “Prekid K10” koji će se pojaviti pored tastera “Usaglasi” kad se krene u usaglašenje. Ovim se ne prekida kompletno usaglašenje nego samo korak 10, i Lidder će po prekidu nastaviti sa sledećim koracima usaglašenja .

Korak 11 – Ručno usaglašenje – Ovo je jedini korak koji se ne izvršava u toku usaglašenja nego tek posle, odnosno po završenom automatskom usaglašenju korisnik ima mogućnost da sam izvrši ručno usaglašenje. Ovaj korak se izvodi u “Dodaci/Detaljno uputstvo/Pregledu usaglašenja/ i tamo će biti detaljnije objašnjen.

Korak 12 – Po danu i približnom iznosu – I ovaj korak ima svoju opciju koja omogućava da se odredi vrednost razlike do koje će se vršiti usaglašenje. Ovaj korak je napravljen da bi se usaglasila knjiženja koja imaju grešku kod unosa vrednosti (najčešće su to permutacije u okviru decimalne vrednosti). Uslov je i da stavke koje se upoređuju, imaju isti datum. Znači, pre nego što pustiš usaglašenje, proveriš u opcijama da li je postavljena vrednost koja tebi odgovara, u startu je ona 0.50, a to znači da će se usaglasiti dokumenta koja imaju isti datum a vrednosti na različitim stranama (dugovna/potražna) se razlikuju najviše za 0.50. Ako ne želiš da se vrši usaglašenje po približnom iznosu, onda u opcijama moraš postaviti 0 (nulu) u polje “Usaglašenje do razlike od:”.

Korak 13 – Po približnom iznosu – Ovaj korak je identičan prethodnom i sve što je rečeno za njega, važi i za ovaj korak. Razlika je samo u tome što se mogu usaglasiti približni iznosi koji nisu istog datuma, mada i ovde važi pravilo da je početno stanje izuzeto iz usaglašenja prometa, tj. iznos iz početnog stanja može biti usaglašen sa približnim iznosom samo ako je i taj približan iznos iz početnog stanja.

Da napomenemo, ponovo, da te ne bi uplašili ovi koraci koji mogu da usaglase “babe i žabe”: Ako su dva stava sa tvoje i primljene kartice usaglašena nekim od početnih (“normalnih”) koraka, onda se oni ni u kom slučaju neće pojaviti u kasnijim koracima usaglašenja. Ali, ako nisu usaglašeni po tim koracima, onda ovi koraci dođu nešto kao “slamka spasa” koja će te osloboditi mukotrpnog ručnog upoređenja. Inače, u izveštajima uvek možeš filtrirati podatke po nekom “spornom” koraku i ako ti se ne dopadne kako je Lidder izvršio usaglašenje možeš ih obrisati, tj. razvezati usaglašena dokumenta i prebaciti ih u neusaglašena.